Todos os participantes precisam chegar à sala de reunião sabendo do que estará em pauta. O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações que baseiem as decisões que serão tomadas naquele momento, assim será possível realizar reuniões rápidas.

Para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que líderes do departamento participem, passando para sua equipe o que foi definido na reunião em outro momento. Desse modo ganha-se tempo.

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.

Você foi chamado para participar de uma reunião e já sabe o que será discutido, pois então, agora é hora de “arregaçar as mangas” entender o que estará em pauta e buscar soluções, sugestões para a questão.

Você já participou de reuniões, nas quais o objetivo e próximos passos ficaram claros? Para que aquele gostinho de dúvida não esteja entre os participantes, conclua fazendo uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas.

Após a reunião, reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma toda saberão as próximas etapas evitando problemas de comunicação.